Eksempel på digital pressekonferanse med Thorir Hergeirsson, organisert av presseattasje Halvor Lea (t.v.). Foto: NTB/Norges Håndballforbund
Sommer-OL i Tokyo er få uker unna og mediene som skal dit må leve under et strengt regime.
Alle norske mediefolk som skal til Japan, eller jobbe med OL hjemmefra, var invitert til et medlemsmøte om OL i Tokyo. Der gikk man gjennom en rekke praktiske detaljer med OL-troppens medieansvarlig, Halvor Lea.
De foreløpige fagplanene fra 23. juli er sendt til alle de akkrediterte.
Huskelista er lang for dem som skal jobbe for media under OL. Alle også har fått tilsendt en såkalt Playbook fra arrangøren, der alle tiltakene står i detalj. Man kan i kortversjon kalle dett et OL i logistikk.
Kortversjonen her slik at man får et inntrykk:
*Før avreise må alle ha lastet ned to apper, en for helserapportering, en for sporing. Man må melde inn egen kroppstemperatur hver dag og det blir testing ved inngang til alle arenaer.
*Man må kunne vise til to ferske negative koronatester, tatt inntil 72 timer før avreise. Alle blir også testet ved ankomst flyplassen i Tokyo.
*Alle må ha en fungerende smartphone med alt lastet ned, hvis ikke må man leie seg en smarttelefon i Japan, slik at man kan bli sporet.
*Det er forbudt å bruke offentlig transport de første 14 dagene etter ankomst. Det er forbudt å bevege seg ute i byen Tokyo. Man kan bare bruke såkalt OL-transport som er organisert med busser og godkjente taxier. Måltider må inntas enten i pressesentrene på arenaene eller på hotellrommet. Man skal ikke oppsøke restauranter i Tokyo, de fleste av dem er uansett stengt.
*Det er tre presseattasjeer som skal betjene norsk presse: Halvor Lea, Gro Eide og Lars Otto Bjørnland. De vil ikke makte å være tilstede på alle arrangementer med norsk deltakelse, derfor vil enkelte sportssjefer bli involvert.
*Alle akkrediterte må ha fylt ut sin egen dagplan om hvor de akter å bevege seg hver dag. Det må søkes om adgang til spesifikk arena senest klokka 16.00 dagen før. Alle mediehus må oppnevne en kontaktperson (CLO) som arrangøren kan ha kontakt med.
*Norges tropp: Man ønsker å finne mest mulig praktiske løsninger for media, alltid pressekonferanser to dager før første øvelse, samt vanlig opplegg i mixed sone etter øvelsene. Her kan det bli enkelte avvik. De tre beste skal til internasjonal pressekonferanse. De fleste pressekonferansene utenom konkurransene vil bli lagt til deltagerlandsbyen eller ute på arenaene.
*Olympiatoppen vil legge opp til digitale pressetreff der det er mest praktisk. Deres hovedfokus er å betjene norske medier som er fysisk til stede i Japan. All intern kommunikasjon til mediene vil gå via WhatsApp med egen kanal for hver idrett.
*Den norske OL-guiden vil foreligge kun i digital utgave og lages ferdig når siste laguttak er unnagjort. Den kan lastes ned fra Olympiatoppen.no
*Det er 25 journalister og 11 fotografer akkreditert fra såkalt skrivende presse. Dette er det laveste tallet til et sommer-OL på lenge. I tillegg kommer det noen få team fra TV2 og NRK, sistnevnte har radiorettighetene. Discovery har tv-rettighetene og vil være på plass med omlag 25 personer.
Til håndballjentenes precamp i Fukuoka vil det ikke være mulig å reise fordi bruk av innenlands offentlig kommunikasjon er forbudt. Her vil Olympiatoppen klekke ut et opplegg. Maraton vil bli avviklet i Sapporo, foreløpig har ingen norske medier varslet at de vil være tilstede der.
Til Paralympics, to uker etter OL, vil NRK, VG, NTB og Aftenposten være på plass.