Hovedpressesenteret i Tokyo har stort innrykk. FOTO: Heiko Junge / NTB
Fredag innledes OL i Tokyo og de første norske pressefolkene er på plass.
Her er et oppdatert budskap fra Oympiatoppens presseattasje Halvor Lea, som er på plass. Det blir et logistikkmessig puslespill for å få håndtert de norske journalister og fotografer som er til stede.
Her er hans siste informasjon til de akkrediterte med viktige detaljinfo om kommunikasjon:
Kjære norske medierepresentanter i Tokyo,
Da er det like før OL i Tokyo begynner, og forberedelsestiden med usikkerhet og uavklarte spørsmål er over. Fra Olympiatoppens og presseattachéteamets side har vi satt pris på den gode dialogen med de ulike mediehusene, Sportsjournalistforbundet og enkeltjournalister i denne prosessen, som har vært krevende for alle. Nå er vi så klare vi kan bli, og skal sammen forsøke å få dette til å fungere i praksis. Vi er optimister.
Vi er tre presseattachéer i Tokyo, det er:
Gro Eide: gro.eide@skiforbundet.no Japansk nummer +81 (0) 7015000869 (fra 22.7)
(sykkel, taekwondo, beachvolleyball, seiling, triatlon)
Lars Otto Bjørnland: larsottobj@outlook.com Japansk nummer: +81 (0) 7014998875 (fra 22.7) (Skyting, håndball/menn, svømming, stup, turn, rytter, kajakk)
Halvor Lea (leder for teamet): halvor.lea@olympiatoppen.no Japansk nummer: +81 (0) 7014997600 (Friidrett, roing, håndball/damer)
All kontakt med utøverne via presseattachéene
Vedlagt finner dere samspillsreglene for samarbeidet mellom mediene og OL-troppen. Dette dokumentet er diskutert og godkjent i samspill med styret i Norske Sportsjournalisters Forbund, og er gjensidig forpliktende. De tre presseattachéene koordinerer mediehenvendelser til utøverne og teamene. Vi understreker igjen at all kontakt til utøverne skal gå via presseattachéene, og at utøverne ikke skal kontaktes direkte. Dette er et uttrykt ønske fra troppen/utøverne selv, og er en del av avtalen med Sportsjournalistforbundet.
Når det gjelder kontakt med presseattachéene, så minner vi om tidsforskjellen, og at det skal ekstra gode grunner til å ringe oss mellom klokken 24.00 og 08.00 lokal tid. Vi ber spesielt hjemme- redaksjonene merke seg disse tidspunktene, hvilket innebærer at vi som hovedregel har hviletid mellom klokken 17.00 og 01.00 norsk tid, med mindre en helt spesiell situasjon oppstår. Vi antar at tilstedeværende medierepresentanter har noenlunde tilsvarende behov.
For ordens skyld, presseattachéene og troppens ledere vil kun være tilgjengelige på japanske telefoner under OL.
Dagplaner for kommende og påfølgende dag
God kommunikasjon er avgjørende for en god medieoperasjon under OL. Som vi informerte om på medlemsmøtet 22. juni, vil vi sende dagplanene på e-post. På dette møtet antydet vi også at vi ville sende med dagplaner for tre dager fram i tid, men vi har landet på at to dager fortsatt er tilstrekkelig for deres planlegging/innmelding/bestilling. Vi tror også at vi alle får mer enn nok planlegging, og at
det er viktig å unngå forvirring. Dagplanene som ligger ved her, vil jo uansett være grunnlaget, selv om det vil dukke opp en og annen endring.
En felles Whatsapp-gruppe
I tillegg til de tradisjonelle dagplanene, vil vi kommunisere via whatsapp. Det er opprettet en fellesgruppe for alle medierepresentanter (meld deg inn her: https://chat.whatsapp.com/BMXRDaQd5GVAKwu4Cqtyxd ). I tillegg vil det bli etablert én gruppe for hver idrett, slik at den som følger de ulike idrettene kan kommunisere med den enkelte ansvarlige presseattaché, for eksempel ved innmelding av intervju-ønsker til et pressemøte, eller om det for eksempel skal informeres om møtested for å prate med en trener.
Innmelding av intervju-ønsker
Vi har svært mange mediemøter i pressekonferansesalen i internasjonal sone i OLV, men også i mixed zone samme sted. Det er ikke sikkert vi alltid vil kunne tilby individuelle intervjuer, men for å kunne organisere mediemøtene mest mulig effektivt for alle parter, vil vi til de fleste møtene be om innmelding av hvem som kommer og intervjuønsker på Whatsapp, mail og/eller sms til den aktuelle presseattachéen i forkant, slik dere er vant med fra en rekke mesterskap. Vi ber om at dere følger tidsfristene for innmelding som står i dagplanen (eller meldes av den aktuelle presseattachéen), så skal vi gjøre vårt ytterste for å organisere møtene så godt som mulig innenfor rammene (vær snill å skrive navn og medium når dere melder). Etter hvert vil vi også se hvor stor pågang det blir på de ulike idrettene, og kunne tilpasse mediemøtene etter dette.
Flest mediemøter i pressekonferanserommet i internasjonal sone (og MZ) i OLV
Mediemøtene har vært en krevende nøtt for oss, slik vi formidlet i medlemsmøtet i Sportsjournalistforbundet 22. juni. Siden den gang har vi jobbet intenst overfor arrangørene for å få de bestillingene vi ønsket. Pr. i dag har vi bekreftede tidspunkter for mediemøter i henhold til vedlagte dagplan, enten i pressekonferanserommet i internasjonal sone i Olympic Village (OLV) eller i mixed zone samme sted. I tillegg blir det noen mediemøter i mixed zone (eller pressekonferanserom på arena) og noen digitale møter (for eksempel fra steder som ikke er tilgjengelige for mediene).
Arrangørene oppfordrer mediene til å være effektive for å sikre sirkulasjon av medier
Vår intensjon er at bestillingene av mediemøtene skal gi dere økt mulighet for adgang til internasjonal sone. Ifølge arrangørene vil det til enhver tid være en maksgrense på 38 journalister samtidig i OLV. Det innebærer at det stilles krav til oss alle om effektivitet. Komme inn, følge en pressekonferanse, gjøre intervjuer, dra ut igjen, og gi plass til andre. Med dette som bakteppe, vil vi anbefale, så sant det er mulig i medienes bookingsystem, å bestille tid så snart som mulig i internasjonal sone i OLV i henhold til planen for mediemøter.
Vi håper dette vil gå seg til, og opplever at de ansvarlige i Media Venue Center i OLV har en intensjon om at dette skal fungere. (Vi har ingen påvirkning på, eller ansvar for, hvem som slipper inn, eller antall. Deres beste kort er at vi/Team Norway har booket mediemøter). På den annen side, det
kommer til å oppstå situasjoner der en eller flere ikke kommer inn, og noen mister et mediemøte. I slike tilfeller vil vi oppfordre dere til å samarbeide og dele på intervjuer/sitater. Hvis systemet skulle kollapse fullstendig, er digitalt mediemøte nødløsningen.
Vi server tilstedeværende medier
Hva med hjemmeredaksjonene? Medieoperasjonen på stedet under OL i Tokyo, er omfattende, og vi har dessverre ikke kapasitet til å serve medier/journalister/lokalkontorer hjemme. Her er det også rettighetsregler som spiller inn. Vi ber derfor avdelinger/lokalkontor som ønsker stoff om å benytte egne medarbeidere i Tokyo. Det er et uttrykt ønske fra styret i Sportsjournalistforbundet at tilstedeværende medier blir prioritert fra vår side. Dette innebærer at all vår kommunikasjon og oppfølging
blir til dere som er i Tokyo
Vanlig pressekonferanseoppsett – noen ganger med individuelle intervjuer i bakkant
Mange av mediemøtene våre er bestilt i pressekonferanserommet i OLV, og det er i hovedsak begrunnet med at der har vi selv mest styring og kontroll, uten andres forstyrrelser. Det innebærer at det blir podium-intervjuer som utgangspunkt. Dette er bedre enn digitale møter. Så vil vi, om det lar seg gjøre fysisk/smittevernmessig, og der pågangen ikke er for stor, forsøke å tilrettelegge for individuelle intervjuer etterpå. Her er avstand viktig. Det vil her være aktuelt å samle for eksempel tre og tre journalister til gruppeintervjuer. I vurderingen av eventuelle enkeltintervjuer, vil rettighetshaver ha prioritet. Hvordan det blir i mixed zone i OLV, er vi usikre på, bortsett fra at det er føringer om antallbegrensninger.
Discovery åpner for bruk av lyd/bilde fra felles digitale mediemøter
Vi har hatt diskusjoner med prosjektleder Frode Martnes i Discovery om regler/bruk/tilgang til eventuelle digitale intervjuer og OBS-produserte pressekonferanser i OLV. Discovery ønsker å være rause overfor norske medier, og sier at video/lyd fra felles digitale mediemøter kan benyttes av medier som ønsker det. Hvis det også er løpende TV-produksjon av pressekonferansene i Olympic Village, så vil medier som vil benytte noe spesielt fra disse (forutsatt at de produseres), kunne ta kontakt med kommunikasjonsavdelingen i Discovery, media@discovery.com.
Antallbegrensningene innebærer fire håndballspillere pr. mediemøte
På grunn av antallsbegrensninger både på medie- og utøversiden, vil det være nødvendig å justere opplegget i forhold til hva dere er vant til for mediemøter for håndballagene. I pressekonferanserommet kan vi være maks seks personer, og én presseattaché må fasilitere pressekonferansen og ha regien. Det betyr at vi kan være én trener og fire utøvere på mediemøter i OLV. I tillegg må mediene melde ett døgn i forkant hvor dere skal være påfølgende dag. For å gi dere forutsigbarhet har vi derfor (for kvinnelaget, foreløpig) allerede satt opp hvilke fire spillere som stiller til de ulike mediemøtene. (I helt spesielle tilfeller, vil vi kunne vurdere å ta med en femte spiller, men med utgangspunkt i begrensningen på seks personer, er det fire vi går ut fra). Denne praksisen vil bety at dere vet, når dere står i mixed zone kvelden før, hvilke spillere som kommer på mediemøtet,
og har mulighet i mixed zone på kamparena til å snakke med spillere som ikke skal på mediemøtet dagen etter.
Når vi er inne på håndball, så vil vi praktisere vanlige rutiner etter kamp. Dere melder inn 5-10 minutter før kampslutt hvem dere ønsker å snakke med. I praksis vil spillerne løpe i garderoben straks etter kamp for å bytte trøye, så kommer de tilbake til mixed zone. For ordens skyld, vi presseattachéer har ikke adgang i TV-sonen (gjelder alle arenaer), så det er ekstra viktig at vi holder god kommunikasjon med TV- og radioteamene som står der, slik at spillerne/utøverne dere ønsker kommer til dere.
Medieguiden er også i år elektronisk, og ligger om kort tid lett tilgjengelig på www.olympiatoppen.no
Vi er klare, vi gleder oss. Lykke til alle sammen!
Med vennlig hilsen – på vegne av troppen og presseattachéteamet,
Halvor Lea
Leder for teamet